Het belang van taal voor AVG-compliance

Laatste update 04 juli 2022

Zoals niemand ontgaan zal zijn, is de AVG is inmiddels al enige tijd van kracht. Dat neemt niet weg dat het soms uitdagend kan blijken om hier volledig aan te voldoen. Dit werd recent weer geïllustreerd door berichten dat de Autoriteit Persoonsgegevens kampt met forse achterstanden door het nog steeds groeiende aantal meldingen. Dit benadrukt echter ook dat er wel degelijk wordt gehandhaafd, wat het belang van compliance onderstreept. Hierbij zouden wij graag een wat minder technisch element van de AVG-implementatie willen belichten, dat desalniettemin wél impact op de compliance kan hebben.

AVG-compliance blijft uitdagend

Het belang van duidelijke taal

Een punt dat in deze context eenvoudig over het hoofd te zien is, is het belang van taal. Een duidelijk opgestelde AVG-verklaring is voor bedrijven in hun thuismarkt natuurlijk belangrijk, maar dit geldt ook zeker bij een eventuele uitbreiding naar internationale markten. Centraal staat hierin namelijk Lid 2 van Artikel 7 van de AVG:

Indien de betrokkene toestemming geeft in het kader van een schriftelijke verklaring die ook op andere aangelegenheden betrekking heeft, wordt het verzoek om toestemming in een begrijpelijke en gemakkelijk toegankelijke vorm en in duidelijke en eenvoudige taal zodanig gepresenteerd dat een duidelijk onderscheid kan worden gemaakt met de andere aangelegenheden.

Hierin wordt bepaald dat het taalgebruik rondom AVG-implementaties zowel van een toegankelijk niveau moet zijn, als in een taal waarvan te verwachten is dat de doelgroep deze machtig is. Dit is binnen het eigen taalgebied relatief overzichtelijk, maar kan al snel voor complicaties zorgen bij buitenlandse EU-markten. Bovendien geldt dit zowel bij het taalgebruik rondom toestemmingsverzoeken, als bij dat gebruikt in verwerkersverklaringen en bezwaarprocedures.

Begrijpelijke taal – voor uw doelgroep

Bij internationaal georiënteerde websites zal dus een vertaalde versie van bestaande AVG-teksten vereist kunnen zijn. Hoewel in bepaalde situaties een Engelstalige versie kan voldoen voor een EU-brede implementatie, kan het lonen om dit te laten toetsen door een toezichthouder. Indien de inschatting is dat de doelgroep wellicht niet het Engels voldoende beheerst om een geïnformeerde beslissing te nemen, is vertaling altijd de veiligste keuze.

Een dergelijke vertaling moet ook nog eens aan dezelfde begrijpelijkheidseisen voldoen – en dus specifiek op de doelgroep zijn afgestemd. Immers, een quasi-literaire vertaling voor een website gericht op een breed publiek kan alsnog botsen met de vereisten rondom duidelijke, eenvoudige taal. Het is doorgaans verstandig daarom een technisch vertaalbureau te kiezen, dat ervaring heeft met dit raakvlak tussen IT en wetgeving. Ook is het raadzaam om actief bij het vertaalproces betrokken te blijven en vooral informatie over de beoogde doelgroep en huisstijl voor externe communicatie vooraf te melden.

Taalgebruik als compliance-risico

Dit een risico voor de compliance te noemen lijkt misschien overtrokken. Het is echter belangrijk bij die risico-inschatting zowel de geest als de letter van de AVG in gedachten te houden. Het hierboven aangehaalde Artikel 7 betekent namelijk concreet dat, indien niet wordt voldaan aan de criteria voor begrijpelijk en eenvoudige taal, gegeven toestemming voor gegevensverwerking volledig ongeldig kan worden verklaard. Ongeldige toestemming staat voor de wet gelijk aan verwerking van gegevens zonder toestemming. Dat maakt het taalgebruik in de context van AVG-compliance dus net zo belangrijk als de technische implementatie.